1. juli nærmer sig med hastige skridt og med den følger startdatoen for de første virksomheder, der skal bogføre digitalt. Lovgivningen gælder for virksomheder, der er pålagt at indsende årsrapport til Erhvervsstyrelsen og som anvender et standard bogføringssystem og det er virksomheder, hvis regnskabsår starter den 1. juli 2024, der derfor nu skal leve op til de nye krav i bogføringsloven.
I dette indlæg kommer vi ind på kravene i den nye bogføringslov, og hvilken betydning loven har for landets virksomheder. Samtidig stiller vi skarpt på de arbejdsgange, der skal ændres i virksomhederne. Endelig kommer vi ind på ændringerne i årsregnskabsloven, der ligeledes har betydning for, hvordan årsregnskaber i virksomheder skal udføres fremadrettet.
Hvorfor er en ny bogføringslov vedtaget?
I 2021 blev et bredt politisk flertal enige om en politisk aftale, der indeholder en reformpakke for dansk økonomi. Formålet med reformpakken er at styrke indsatsen mod svindel, samtidig med at gøre det lettere for virksomheder at overholde bogføringspligten.
Overordnet set indeholder den nye reformpakke to centrale tiltag, som virksomhederne bør være særligt opmærksomme på:
- En ny bogføringslov
- Ændring i årsregnskabsloven med ændringer til revisionspligten.
Hvornår træder den nye bogføringslov i kraft?
Den nye bogføringslov trådte i kraft 1. juli 2022, men de væsentlige bestemmelser vedrørende brugen af digitale bogføringssystemer og kravene hertil vil dog blive indført over en årrække. Dette skal sikre tilstrækkelig tid til at udarbejde de præcise krav til bogføringssystemerne, og give udbyderne mulighed for at udvikle nødvendige nye funktioner.
Det er de digitale bogføringssystemer der fra den 1. juli 2024 bliver obligatoriske for virksomheder med regnskabsår der løber fra 1. juli, i regnskabsklasse B, C og D, og tidligst 1. januar 2026 for virksomheder i regnskabsklasse A. Dermed vil alle virksomheder have tilstrækkelig tid til at sikre overholdelsen af de nye regler, inden de træder i kraft. Da loven implementeres løbende, kan der stadig ske ændringer, til hvornår virksomheder skal følge de nye krav.
Hvem gælder den nye bogføringslov for?
Den nye bogføringslov og kravet om digital bogføring gælder for alle virksomheder, uanset størrelse, der er forpligtet at aflægge en årsrapport og indberetning til Erhvervsstyrelsen heraf.
Men bogføringsloven gælder også for øvrige virksomheder, der ikke har pligt til at aflægge årsrapport og indberette til Erhvervsstyrelsen, herunder personligt ejede virksomheder, foreninger, filialer mv. hvis virksomheden har en omsætning over 300.000 kr. to år i træk.
Mange virksomheder har derfor allerede taget skridtet og implementeret digitale systemer til håndtering af regnskabsmateriale, hvilket vil gøre overgangen lettere. Men det forventes dog, at en betydelig del af landets ca. 300.000 virksomheder nu skal i gang med at digitalisere deres processer – eller tjekke op på, at deres systemer og processer er i compliance med de kommende regler.
Hvilke ændringer medfører den nye bogføringslov?
Hvis du ikke har påbegyndt processen for digital håndtering af bilag og regnskabsmateriale, vil den nye bogføringslov have stor betydning for dine arbejdsgange i hverdagen. Overordnet er de væsentligste ændringer, som skal implementeres inden den 1. juli 2024 for de første virksomheder:
- Alt regnskabsmateriale skal opbevares digitalt. Opbevaringen skal leve op til gældende regler for GDPR, ligesom virksomhederne er forpligtet til at sikre en sikkerhedskopi af materialet. Frekvens for opdatering af sikkerhedskopien afhænger af virksomhedens kompleksitet samt antallet af transaktioner og størrelsen på disse. I lovgivningen er det dog præciseret, at virksomheder med mange daglige transaktioner skal tage en sikkerhedskopi dagligt
- Definitionen af regnskabsmateriale udvides til at omfatte dokumentation for faktuelle oplysninger i ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport
- Krav til virksomhedens beskrivelse af dens procedure for registrering af transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale
- Erhvervsstyrelsen har hjemmel til at gennemføre en bogføringskontrol af virksomheder, som ikke har indsendt deres første årsrapport og virksomheder, der har fravalgt revision
- Indførsel af en markant højere bødestraf.
Hvad skal man opbevare digitalt?
Fra 1. juli 2024 er det lovpligtigt at opbevare alt regnskabsmateriale digitalt. Det gælder for følgende dokumenttyper:
- Bilag
- Registreringer, bl.a. transaktionssporet
- Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
- Alle oplysninger, der er væsentlige for kontrolsporet
- Dokumentation for oplysning i bl.a. noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten – og for skøn og vurdering foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport
- Regnskaber, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning
- Eventuelle revisionsprotokoller eller tilsvarende rapportering.
Højere bøder for manglende overholdelse af reglerne
Den nye bogføringslov introducerer strammere regler og højere bøder for manglende overholdelse. Erhvervsstyrelsen får beføjelser til at kræve indsigt i virksomheders regnskabsmateriale og til at gennemføre kontrol med de virksomheder, som ikke har indsendt deres første årsrapport eller har valgt revision fra. Hvis den enkelte virksomhed ikke kan fremvise det originale, digitale regnskabsmateriale eller stille den digitale sikkerhedskopi til rådighed for myndighederne, kan de udløse bøder på et højere niveau. Bødeniveauet spænder fra 10.000 kr. for de mindste forseelser hos mindre virksomheder til op til 1,5 mio. kr. for de største forseelser hos store virksomheder.
Ændringer af årsregnskabsloven
I den nye lovpakke er der også lagt op til ændringer i årsregnskabsloven. De største ændringer er kravene til revisionspligt samt en særlig tilføjelse af hvidvasklovgivningen.
Ændringerne har betydning for virksomheder, der anses at være risikobrancher.
Krav om revisorerklæring
Et nyt krav for virksomheder i 11 brancher, med en årlig nettoomsætning på mere end 5 mio. kr. i to på hinanden følgende år, er udformet i årsregnskabsloven. Virksomhederne kan vælge mellem en revisionspåtegning, en erklæring om udvidet gennemgang, en review-erklæring eller en erklæring om assistance med opstilling af årsregnskabet. De 11 udvalgte brancher er:
- Vejgodstransport
- Flytteforretninger
- Restauranter
- Pizzarier, grillbarer, isbarer mv.
- Event catering
- Anden restaurationsvirksomhed
- Caféer, værtshuse, diskoteker mv.
- Databehandling, webhosting og lignende serviceydelser
- Webportaler
- Engroshandel med personbiler, varebiler og minibusser
- Detailhandel med personbiler, varebiler og minibusser.
Ifølge lovbemærkningerne skal listen over de udvalgte brancher revideres hvert andet år, på baggrund af erfaring og viden om effekten på regelefterlevelsen i brancherne, og der kan derfor blive tilføjet eller fjernet virksomhedstyper fra disse brancher løbende.
De største ændringer er herudover:
- Krav om revisionspligt for virksomheder med en balancesum over 50 mio. kr. to år i træk - uanset størrelse af nettoomsætning. Her kan man vælge mellem en revisionspåtegning eller en erklæring om udvidet gennemgang
- Oplysning om antal ansatte skal angives, også selvom der er 0 ansatte
- Fristen for indberetning af årsrapporter forlænges fra fem til seks måneder for virksomheder i klasse B og C. Fristen er fortsat fire måneder for klasse D
- Tilføjelse af hvidvasklovgivning i bestemmelsen om, at fravalg af revision ikke kan ske, når beslutningstager i virksomheden accepterer bødeforelæg, eller som led i en straffesag dømmes for overtrædelse af selskabslovgivningen, regnskabslovgivningen eller skatte- og afgiftslovgivningen. Herudover er det ikke muligt at fravælge revision, hvis en i ledelsen inden for de seneste to år har være optaget i konkurskarantæneregisteret
- Mulighed for administrativt at påbyde revision, såfremt der ses væsentlige fejl eller mangler i virksomhedens bogføring
- Stiftelse af nye selskaber. I forbindelse med stiftelse af nye selskaber fravælges den lovpligtige revision af årsrapporten - ofte med henvisning til at selskaber først er underlagt lovpligtig revision, når minimumsgrænserne for lovpligtig revision overskrides med 2 ud af 3 på hinanden følgende år. Denne praksis anerkendes ikke af Erhvervsstyrelsen, som kræver revision af årsrapporten allerede i stiftelsesåret, hvis det viser sig at mindst 2 ud af 3 grænser er overskredet allerede på dette tidspunkt.
Har du brug for hjælp eller rådgivning?
At blive pålagt nye krav er sjældent et ønskescenarie. Dog kan den ændrede lovgivning medvirke til en fremskyndelse af nye vaner og arbejdsgange, som vil frigøre tid fra de manuelle processer. Hvis I vælger den rette samarbejdspartner, kan jeres virksomhed få en nemmere overgang til det nye regelsæt, digitale systemer og arbejdsgange.
Har du brug for hjælp eller assistance? Så er du velkommen til at kontakte os på tlf. 70 232 232, hvis vi skal tage en generel snak om, hvordan du bedst griber overgangen til den nye bogføringslov an i din virksomhed.
