Guide til et godt driftsbudget

Et driftsbudget er et estimat af virksomhedens fremtidige aktiviteter. Driftsbudgettet udarbejdes ofte ud fra oplysninger fra en forretningsplan eller regnskab. Formålet ved driftsbudgettet er at sikre virksomhedens evne til at lave overskud, og få et overblik over virksomhedens fremtidige økonomi og eventuelle muligheder for optimering.

Derfor kan et driftsbudget vise, om der bør foretages korrigerende tiltag i forretningen – eller om der midlertidigt eller permanent er behov for kapitaltilførsel, f.eks. i form af en investor eller en kassekredit. De fleste virksomhedsejere bruger et driftsbudget til at optimere deres forretning og sikre, at virksomheden hele tiden er økonomisk sund

I dette indlæg kigger vi på forskellen på et driftsbudget og et almindeligt regnskab. Vi beskriver trin for trin, hvordan du lægger et driftsbudget samt hvilke faldgruber, du skal være opmærksom på.

Forskellen på et regnskab og et driftsbudget

Kort sagt består forskellen mellem de to begreber i, at et regnskab er et overblik over dine finansielle aktiviteter indtil dags dato, mens et driftsbudget er et estimat af de fremtidige aktiviteter. Regnskabet er dermed en oversigt over virksomhedens bagudrettede økonomiske aktiviteter, mens budgettet i stedet handler om fremtiden.

Ofte er budgettet udarbejdet på baggrund af en forretningsplan eller et regnskab, og det giver således et bedre overblik over, hvordan din virksomheds fremtidige økonomi vil se ud. Herunder om du har likviditet nok til dine udgifter, og om du har råd til at investere, eller om du skal skære ned på dine udgifter.

Et driftsbudget giver overblik over den forventede bundlinje

Et driftsbudget kan både lægges for en enkelt afdeling af en virksomhed eller for hele virksomheden. Oftest udarbejdes driftsbudgettet for et år ad gangen med målet om at kunne vurdere driften over en længere periode. Det er dermed meget uhensigtsmæssigt at drive en virksomhed uden et driftsbudget. Især, hvis man også arbejder uden et likviditetsbudget, der afspejler kassebeholdning og kassetræk.

Læs også: Sådan bruger du et likviditetsbudget til at få styr på virksomhedens betalingsevne

Da et driftsbudget ofte er baseret på data fra et tidligere regnskab, vil de tal, der indgår i regnskabet og driftsbudgettet grundlæggende være de samme, medmindre naturligvis der sker voldsomme ændringer i forudsætningerne fra år til år. Et driftsbudget vil blot have et fremadrettet fokus og medtage virksomhedens forventede indtægter og omkostninger. Et driftsbudget giver dermed et overblik over virksomhedens eller afdelingens forventede bundlinje i en afgrænset periode og giver samtidig et bud på, hvordan din virksomheds resultatopgørelse ser ud for resten af året. Et korrekt udformet driftsbudget vil dermed også kunne fungere som early warning for ledelsen – f.eks. hvis der opstår ændringer i debitormassen eller der er uventet behov for tilførsel af ressourcer f.eks. i produktionen.

Et effektivt styringsredskab

Det er oftest mindre virksomheder f.eks. iværksættere eller selvstændige, som fravælger budgettering – enten på grund af mangel på tid, ressourcer eller kompetencer. Selvom det er en prioriteringssag mellem tid og ressourcer, er det dog som oftest tiden og kræfterne værd at lægge et budget uanset størrelsen på virksomheden. Et udarbejdet driftsbudget er naturligvis ikke en endegyldig sandhed, som man skal følge slavisk, idet det løbende skal opdateres i takt med, at uventede fremtidige udgifter eller indtægter opstår. Men det giver alligevel ro i maven at have overblik over ens økonomi samtidig med, at man kan styre driften og beslutte på baggrund af fakta. Et driftsbudget er dermed et effektivt redskab til at styre og korrigere virksomhedens dispositioner på.

Tag de rigtige beslutninger med et driftsbudget

Med et driftsbudget er du bedre gearet til at kunne aflæse de fleste faretegn i din økonomi og derved tage de rigtige beslutninger for videre drift af din virksomhed. Det kan f.eks. være, at du skal omstrukturere din virksomhed, optimere visse forretningsområder, tilpasse dit produktsortiment eller bør overveje at investere i udvidelser, maskiner eller nyt inventar.

Læs også: Få overblik over virksomhedens betalingsstrømme med et likviditetsbudget

Driftsbudgettet består af…

I et driftsbudget er ALT inkluderet, dvs. alle indtægter og udgifter er listet i samme driftsbudget. Det kan f.eks. være:

• Omsætning
• Lønninger
• Finansieringsomkostninger
• Renter
• Afskrivninger

Sådan lægger du et driftsbudget

Hvis du skal lægge et realistisk driftsbudget, er det vigtigt, at du først får et overblik over det kommende års omsætning på månedsbasis – ekskl. moms. Fra dette beløb skal virksomhedens variable omkostninger trækkes fra. Herefter skal du tage virksomhedens dækningsbidrag, der skal dække alle virksomhedens faste omkostninger, finansielle poster og eventuelle afskrivninger. Dét beløb, som er tilbage, repræsenterer herefter virksomhedens overskud. Hvis beløbet ikke kan dække virksomhedens omkostninger, vil der medføre underskud for virksomheden.

Her er et eksempel på en skabelon, der viser, hvordan et simpelt driftsbudget ser ud:

Nedenfor har vi uddybet regnestykket, så det er nemmere at følge med.

Omsætning:

Driftsbudgetter bliver som udgangspunkt lagt for et regnskabsår ad gangen, men kan også indeholder overslagsår for de efterfølgende 2-5 år f.eks., hvis man skal anvise driftsoverskud i forbindelse med låntagning eller lignende. Det betyder dog ikke, at driftsbudgettet udelukkende giver et overblik på årlig basis - ofte betaler man sine udgifter og får sine indtægter månedligt, og der bliver i regnestykket skabt et overblik på månedlig basis.

Din omsætning er således: alle dine indtægter på månedsbasis akkumuleret til et år.

Variable omkostninger:

Dine variable omkostninger er afhængige af, hvor meget du omsætter for. Det er f.eks. ting som udgifter til emballage, varer og transport, som man som oftest bruger mere af, jo mere man producerer.

Har du optaget lån i virksomheden, har du en kassekredit eller har du købt noget på afbetaling, skal du også fratrække renteudgifterne af disse i budgettet. Afskrivninger skal også inkluderes i budgettet, da de repræsenterer en forventet værdiforringelse af udstyr, maskiner eller anlæg. Resultatet af alle disse mellemregninger repræsenterer virksomhedens forventede over- eller underskud.

Dækningsbidraget:

Dit dækningsbidrag er det beløb, du har tilbage, når dine variable omkostninger er trukket fra din omsætning. Hvis dit dækningsbidrag er i minus, skal du højst sandsynligt tage det som et stort faretegn.

Faste omkostninger:

Faste udgifter er de udgifter, du har med en fast frekvens, og som har en fast pris. De omtales ofte også som kapacitetsomkostninger og kan bl.a. være forsikringer, husleje, madordning, lønninger, hosting-udgifter, telefonregninger, kontorinventar, afdrag på lån, afskrivninger på udstyr mm.

Underskud eller overskud:

Når du har lokaliseret alle tallene og lavet regnestykket, som vist ovenover, har du dit overskud eller underskud.

Læs også: Nøgletal, formler og beskrivelser

Driftsbudget kan jeg da sagtens selv lægge?

Ja, du kan selvfølgelig godt lægge dit eget driftsbudget. MEN du bør overveje, om ikke det er bedre at lade en fagperson gøre det eller gøre det i samarbejde med en regnskabskyndig. Udregningerne er nemlig desværre ikke så enkle, som de ser ud ovenfor, og de mindre småudgifter glemmes ofte i driftsbudgettet. At søge hjælp hos en revisor eller økonomisk konsulent er derfor en god idé. En revisor eller controller ved nemlig ofte hvilke tal, der skal ledes efter, og hvilke faldgruber der kan være. Denne vil derfor som regel være hurtig til at finde mangler i dit driftsbudget og rette op på dem.

Samtidig kan objektiviteten falde en smule, når man lægger et driftsbudget for sin egen virksomhed. Estimering af det kommende års indtjening men også kommende udgifter kan derfor hurtigt blive en smule for optimistiske. Og har man været for optimistisk i sin vurdering, kan det hurtigt blive en slem overraskelse. Her vil en professionel og uafhængig revisor eller økonomisk konsulent både have erfaring og kompetencer til at kunne beregne et realistisk driftsbudget for virksomheden.

Lad Azets hjælpe med dit regnskab

Vi kan assistere med alle opgaver i en regnskabsafdeling. Du kan lade os varetage det hele, eller bruge vores hjælp til specifikke opgaver som fakturering eller inkasso. Vi arbejder i alle økonomisystemer og har mange års erfaring fra virksomheder i alle brancher.

Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe dig her

Bestil et drifts- og likviditetsbudget